Av Jan Kristian Karlsen
Veien inn i postkorona epoken er veien til hybridkontoret i mange bedrifter. Det vil si å balansere mellom hjemmekontor, kontor og mobilt kontor. Ikke noe enten eller, men å finne fram til en optimal balanse som sikrer gode arbeidsmønstre i din organisasjon.
Hybridkontoret er spennende, men det stiller nye krav til både ledelse og selvledelse. Det krever gode rutiner på bedriftsnivå, som fungerer for alle ansatte.
Jeg har forsket på fleksible arbeidsformer og tilgjengelighetsstyring i 25 år. Nå trengs denne kunnskapen mer enn noensinne. Her er fire råd for gode rutiner til deg og til bedriften.
- Bruk felleskalenderen aktivt og enhetlig
Legg inn alle vesentlige arbeidsoppgaver i kalenderen. Dette gir deg tre store fordeler: Du får god oversikt for din egen del, også fremover i tid.
Det blir enklere for kolleger å se når du er opptatt eller når du er ledig, noe som bidrar til god samhandling og færre avbrytelser. - Oppgi hvor du jobber
Hjemme, på kontoret, på reise eller andre steder? Synlighet skaper god oversikt for egen del, samtidig som kolleger kan se hvor du og innrette seg deretter, og velge egnet kanal for kommunikasjon med deg. - Få orden på kommunikasjonen
Så fremt du ikke jobber med kundeservice eller er aksjemegler, bør du unngå å lese eller besvare e-post, SMS, sosiale medier etc. gjennom hele dagen. Det er lett å tro at man får gjort mer ved å hele tiden være «på». Det stemmer ikke, og som en hovedregel er multitasking kontraproduktivt. - Begrens unødvendig møtevirksomhet
Tenk deg om når du kaller inn til møte. Hvor mange bør være med? Må alle være med hele tiden? Sett opp en tydelig agenda, gjerne med sakene i prioritert rekkefølge. Et annet grep er å endre innstillingene i kalenderen din slik at du automatisk kaller inn til møter med varighet på 15 eller 30 eller 45 minutter, fremfor en halv eller en hel time. Tidsbruksforskning viser at timen bør deles i fire kvarterer.
* Møtefrie dager kan også gjøre deg mer effektiv, slik at du får mer tid til overs.
*Forskning og metoder om tidsbruk er behandlet grundig i boken TID TIL ARBEID – TID TIL OVERS , Jan K. Karlsen/Cappelen Damm, 2015