Vår misjon: Innsikt for effektive og gode arbeidsplasser

Enkel og dokumentert prosess = en omforent organisasjon

Introduksjon

Company Pulse Index er en medarbeiderundersøkelse for bruk i offentlige og private virksomheter. Analysen fremskaffer faktabasert kunnskap. Company Pulse Index ™ benyttes for å kartlegge nå-situasjon og som måleverktøy i endringsprosesser: endringer i eksisterende kontor, nytt kontor, digitalisering og utvikling av arbeidsformer. Formålet er å finne beste praksis i bedrifter og organisasjoner: Trivsel, produktivitet og kostnadsreduksjoner.

Company Pulse Index er basert på forskning og bruk av anerkjent statistisk metode. Analysen har fokus på atferd og rammebetingelser. Respondenter kan i liten grad påvirke resultatene basert på egne holdninger og preferanser. Company Pulse Index™ kan benyttes i alle typer virksomheter. Nytteverdien er størst i kunnskapsbaserte organisasjoner som anvender kontor og datasystemer. Analysen tilbyr nøkkelindikatorer for bruk i virksomhetsstyring.  

CompanyPulse består av nettbasert spørreskjema basert på dagbokformat og et unikt visueltanalyse- og rapportsystem som presenterer ett tall og én figur: CompanyProfile

ANALYSEN BRUKES TIL:

  • Vellykket kontor – arbeidsplassutforming basert på faktakunnskap om dagens situasjon
  • Skape optimale arbeidsplasser – synliggjøre positive resultater og finne beste praksis i den enkelte bedrift/enhet/avdeling 
  • Trivsel og effektivitet i ulike typer kontorløsninger – cellekontor, teamkontor, åpne kontorlandskap, aktivitetsbaserte arbeidsplasser
  • Bruk av datautstyr og digitalisering – videomøter, arbeid i møter, på reise og hjemmekontor
  • Effektive arbeidsformer – effektiv arbeidsdag, møteeffektivitet, effektive reiser, hjemmearbeid
  • Mobil og fleksibel arbeidsdag – reisemønster, arbeid på kveld, natt og helg
  • Sammenligne, måle utvikling/trend – sammenligne resultater internt i organisasjonen og med andre/benchmarking. Kartlegge før etter endringer. Tre målinger påviser trend
  • «Vinn-vinn» for bedrift og medarbeider – produktive medarbeidere trives bedre
  • Omforent organisasjon – gjennom god involvering og faktakunnskap

Datainnsamling/nettbasert kartlegging i organisasjonen
Resultatene blir tilgjengelig online 1 til 2 uker etter kartlegging
Det tar 2-3 uker å gjennomføre undersøkelsen fra «A til Å»

Metode og gjennomføring

Company Pulse anvender anerkjent statistisk metode for datainnsamling, analyse og rapport. Undersøkelsen skal ivareta reliabilitet og validitet.Reliabilitet (pålitelighet) er forbundet med målesikkerhet. Hvis den samme måling gjentas flere ganger, er målet reliabelt om man får det samme svar hver gang, forutsatt at man måler det samme. Validitet (gyldighet) er et uttrykk for hvor godt man klarer å måle det man har til hensikt å måle.

Company Pulse kartlegger arbeidsformer og rammebetingelser
Respondenter svarer på spørsmål om egenatferd/arbeidsform og tilgang og bruk av rammebetingelser. Målet er å ha goderammebetingelser og at disse benyttes optimalt av medarbeidere. Et eksempel erforholdet mellom møteeffektivitet og tilgang på møterom. Effektive møter ogtilstrekkelig tilgang på møterom gir en god skåre i analysen. Ineffektive møterog mangel på ledige møterom gir grunnlag for denne type refleksjon: utvidemøteroms-kapasiteten eller å effektivisere møtene.

Samarbeid og gjennomføring i bedriften – steg for steg

  1. Avtale om leveranse mellom partene og GDPR databehandleravtalen.
  2. Partene utformer informasjon før gjennomføring i organisasjonen.
  3. Sette opp bakgrunnsinformasjon: avdelinger, stilling/rolle, bygg etc.
  4. Deltakere informeres om undersøkelsen, gjennomføring og videre oppfølging
  5. Deltakere mottar epost med mer informasjon og lenke til nettbasert spørreskjema.
  6. Deltakere som ikke har svart følges opp med purring/påminnelse. Bedriftens kontaktperson får oppdatering om svarprosent underveis i datainnsamlingen.      
  7. Datainnsamling er åpen for svar i minst én arbeidsuke, pluss en helg. Ønsker din bedrift å dekke en lengre periode, er det anbefalt å samle inn data for flere perioder. Årsaken er at respondenter gjerne glemmer aktiviteter og gir upresise svar, om de må rapportere for en lengre periode.
  8. Resultatene for din bedrift blir tilgjengelig online for selvbetjening. Company Pulse bistår gjerne med presentasjon og forankring, samt målarbeid og tiltak.

Innhold og tema: Kontor – digitalisering – arbeidsform

Company Pulse Index benyttes for å kartlegge nå-situasjon og måle utvikling/trend, før og etter: Endringer i eksisterende kontor, nytt kontor, digitalisering og utvikling av arbeidsformer.

Kontor og arbeidsplassforming

  • brukernes tilstedeværelse på kontoret – varighet, tidspunkter, variasjoner
  • tilgang på møterom vs. møtevirksomhet
  • tilgang og bruk av stillerom
  • utfordringer på arbeidsplassen: avbrytelser og støy, og årsak/sammenhenger
  • opplevelse av orden i lokalene og kjøreregler
  • cellekontor, åpent kontorlandskap/aktivitetsbasert arbeidsplass – analysen måler atferd og effektivitet i ulike typer kontorløsninger
  • forskjeller internt i organisasjonen, avdelinger, alder, kjønn, etasjer, bygg etc.

Arbeidstid og tidsbruk – timer og minutter

  • arbeidstid på virkedager, kveld, natt og helg
  • arbeid hjemme, reise, kontoret og andre steder
  • aktivitetsmønster og antall arenaskifter

Møtevirksomhet

  • tidsbruk i møter per dag og møtenes lengde
  • antall deltakere i møter
  • andel interne og eksterne møter
  • bruk av datautstyr og audiovisuelt utstyr i møter
  • møteeffektivitet: tidsbruk – antall deltakere – evaluering av møteeffektivitet

Tilgang og bruk av datautstyr

  • tilgang til datautstyr (PC, nettbrett etc.)
  • bruk av datautstyr på reise, hjemme og andre steder
  • brukeropplevde IT problemer, hvor det skjedde og angitt tidstap

Kommentarer fra deltakere/respondenter angis i eget kommentarfelt i spørreskjema.

Spørreskjema

Spørreskjemaet er avansert og enkelt. Aktivitetsmønster kartlegges ved bruk av dagbok med tidsintervall på femten minutter på virkedager, fra klokken 06-18. Kveld, natt og helg angis i timer og minutter. Dagbokformat er brukervennlig og gir pålitelig informasjon om tid og sted. Videre i spørreskjema er det avkrysningsalternativer hvor man krysser av for tilgang til rammebetingelser, bruk av disse og egen oppfatning knyttet til konkrete aktiviteter. Det tar i snitt fem minutter å svare på spørsmålene. Medarbeidere som har mange ulike aktiviteter i sin arbeidshverdag bruker noe lenger tid. De som har få aktiviteter bruker gjerne mindre tid enn fem minutter.

I spørreskjema rapporteres virkelige arbeidsdager. Bruk av virkelige arbeidsdager får frem forskjeller internt, noe som er typisk i organisasjoner. Dersom respondenter kunne svare for typiske arbeidsdager blir gjerne variasjoner som er typisk for bedriften utelatt. Dermed blir resultatene for bedriften atypisk, og ikke riktig (jfr. reliabilitet og validitet).

Måleinstrumentet tar utgangspunkt i én konkret virkedag. De fleste husker sine aktiviteter gjennom èn dag/ett døgn, men ikke over flere dager/døgn. De fleste svarer for siste arbeidsdag.Det er lettest å huske og gir best kvalitet i analysen. Det samles inn datafordelt på alle virkedager, kveld, natt og helg. Således blir hele uken ivaretatt i rapport til din bedrift.

Dagbok format – eksempel møte 
Møte er markert i dagboken. Nedenfor vises markerte møter med avkrysningsalternativer for om møtene var i egne lokaler eller andre steder, samt antall deltakere. Videre i skjema stilles spørsmål om bruk av datautstyr, videomøter, telefonmøter og evaluering av møteeffektivitet. Enkelt, logisk og pålitelig.    

Ved fullført besvarelse får medarbeideren en resultatoversikt for seg selv. Hensikten er at medarbeider kan reflektere over eget arbeidsmønster. Om hva som er bra, om noe bør endres, og kunne sammenligne egne resultater med resultater for bedriften og andre/benchmarking.

Analyse og rapport

Resultater fra undersøkelsen blir tilgjengelig i et analyse- og rapportsystem. Hovedsiden viser resultat. Maks skåre = 1 og markert med rød firkant. Bedriftens skåre er skravert grønn. Company Profile Index er basert på fire indekser: Arbeidstid (workload), fordeling av arbeidstid (division of labour), arbeidsmiljø (office working conditions) og àjour (on Schedule). Temasider inneholder deltakere, aktivitetsmønster, arbeidstid, arbeidsfordeling, tidstyver, møter, profilanalyser og kommentarer. I filter til høyre velges, avdeling, kontortype, datautstyr etc.   

Analysen gir deskriptive resultater, resultater for profiler/grupper og årsak/virkning. I analysen kan man gå begge veier for å finne svar. Det gir utfyllende informasjon for tolkning av funn og sammenhenger, mht. å skape gode prosesser og positive resultater.

I analyseverktøyet benyttes median. I statistikk er median et sentralitetsmål som defineres som verdien til tallet som deler et utvalg i to deler, slik at hver del har like mange elementer. I motsetning til gjennomsnitt, som tildekker forskjeller, gir median økt innsikt om forskjeller i organisasjoner, og flere analysemuligheter. I eksemplet under er median 8 timer. Femti prosent av respondentene er plassert i firkanten i midten, og 25 % på hver side. Korteste arbeidstid er 5,5 timer og lengste er nær 11.50 timer. Eksemplet gir et godt bilde av arbeidstiden i bedriften/enheten, samtidig som det kan gjøres analyser. Eks. Hva kjennetegner de 25 % som jobber mest? Hvordan fungerer kontoret, deres møtevirksomhet, deres bruk av datautstyr etc.   

Company Pulse Index tilbyr analyse for alle ukedager (man-søn), slik at det er mulig å fange opp opphopning av svar på bestemte dager. Samtidig gir det mulighet for analyser på bestemte dag(er), f.eks. mandag. Se figur nedenfor til venstre. Figuren til høyre viser eksempel for møtevirksomhet på mandager (median 2.45 min)

Dettypiske i bedrifter er interne forskjeller. Innsikt om hva forskjellene består avog årsak/ sammenhenger mellom rammebetingelser og medarbeidernes atferd, gir etgodt grunnlag for å skape positive resultater. Eksemplet nedenfor visermarkante forskjeller mellom to avdelinger for støy, avbrytelser og opptattmøterom. Det er godt å vite. Videre kan man søke etter forklaringer. Er årsakenrammebetingelser, atferd eller en kombinasjon. Utfordringer på arbeidsplasser eren del av index for arbeidsmiljøet, som igjen påvirker hoved-index: CompanyProfile  

Å lykkes med nye kontorarbeidsplasser, digitalisering og arbeidsformer er viktig for kunnskaps bedrifters utvikling og suksess. Kartlegging av arbeidsmønstre er nyttige nøkkelindikatorer i virksomhetsstyringen. Nedenfor er en skisse for helhetlig virksomhetsstyring.    

Helhetlig virksomhetsstyring

 Spørsmål og svar

Her er eksempler på spørsmål om analysen, gjennomføring og nytteverdi. Ta kontakt med oss om du har spørsmål og behov som ikke blir besvart.

  • Er Company Pulse en kartlegging av arbeidsmiljøet?

Svar: Ja. Analysen ser på det fysiske arbeidsmiljøet i sammenheng med atferd og effektivitet.

  • Er Company Pulse en trivselsundersøkelse?

Svar: Nei. Imidlertid er det en positiv sammenheng mellom arbeidsformer og trivsel, og det er påregnelig at effektive og gode arbeidsdager bidrar til å senke sykefravær og turnover.    

  • Hva er forskjellen på Company Pulse og undersøkelser som måler medarbeidernes preferanser, holdninger, evner etc.

Svar: Hovedforskjellen er at Company Pulse har hovedfokus på objektive aspekter, mens mange undersøkelser ser på psykologiske, sosiale og organisatoriske aspekter ved jobben. Company Pulse er således komplementær til psykrometriske målinger.

  • Kan Company Pulse analyse benyttes til arbeidsplassutforming?

Svar: Ja. Analysen tilbyr god involvering i organisasjonen og bedriften får et faktagrunnlag om nå-situasjon, og interiørarkitekten får et underlag i sitt arbeid.  

  • Er det tilstrekkelig å spørre om èn virkedag?

Svar: Ja. Det spørres om en dag, kveld og nattarbeid + arbeid i helgen. De fleste husker ikke aktiviteter over flere døgn. Medarbeidere svarer for ulike dager slik at hele uken blir ivaretatt i rapport til din bedrift.

  • Det spørres om avbrytelser som om det var et problem, men det er vel en del av jobben?

Svar: Ja, det spørres om avbrytelser i utførelse av arbeidsoppgaver. De som svarer ja må angi hva avbrytelsene består i. Avbrytelser er en stor utfordring på mange arbeidsplasser, og er en betydelig tidstyv om det bidrar til konsentrasjonsproblemer og mer multitasking.

  • Hvor lang tid tar det å gjennomføre undersøkelsen?

Svar: Det tar vanligvis 2-3 uker fra «A til Å». Forarbeid og tilpasning til din organisasjon, tidsrommet spørreskjemaet er åpen for besvarelser og fram til resultatene er tilgjengelig.                 

  • Hvorfor benytte Company Pulse, når vi like gjerne kan lage en egen undersøkelse?

Svar: Å utvikle medarbeiderundersøkelser er et kompetansekrevende håndverk. Professor Bård Kuvaas, en av Norges fremste fagfolk sier dette om undersøkelser som ikke oppfyller forskningsmessige krav: «hvis premissene for diskusjon er feil, blir det i beste fall meningsløse diskusjoner og i verste fall villedende diskusjoner (Bård Kuvaas, Evidensbasert ledelse av menneskelige ressurser: Article in business/trade/Industry journal. Personal & ledelse, s. 54- 58). Videre avfeier Kuvaas forsvarsargumenter av typen «temperaturmåling/ stemningsbilde» og «skal bare brukes som utgangspunkt for diskusjon».